Dokumen Internal ​

Purchase Order ​

Manual ​

1. Klik tombol Tambah Baru
2. Melengkapi data – data yang harus diisi, data yang wajib diisi memiliki tanda *
3. Setelah melengkapi data, user dapat menekan tombol Simpan
4. Mengisikan Item yang ingin dipesan bisa menggunakan dua cara yaitu:
   1. Template
      • User dapat menekan tombol Template
      • Melengkapi data TemplatePurchaseOrderDetail.csv
      • Setelah itu bisa diimpor menggunakan tombol Import
   2. Manual
      • User dapat menekan tombol Tambah
5. Pada Supplier Code diisikan dengan kode vendor yang dituju
6. Setelah mengisikan item, user dapat menekan tombol Submit
7. Setelah dokumen sudah selesai maka status dokumen Purchase Order tersebut akan menjadi Disetujui, dan Purchase Order tersebut secara otomatis akan muncul pada menu Purchase Order vendor dengan status New
8. Berikutnya user tinggal menunggu hingga Purchase Order tersebut sudah dipenuhi oleh vendor dengan melakukan pengecekan pada Menu Shipment

Impor File ​

1. Klik Administrasi
2. Klik Impor Data
3. Klik Tambah Baru
4. Pilih Purchase Order
5. Pilih file yang ingin diunggah, apabila ingin menggunakan template Klearance One Portal, user dapat menekan tombol Unduh Template, namun apabila ingin menggunakan template sendiri, maka user tidak perlu unduh template
6. Lampirkan file yang ingin diunggah
7. Apabila file yang diunggah menggunakan template Klearance One Portal, maka pada Default Index user dapat memilih Ya, namun apabila user menggunakan template sendiri, maka user perlu memilih Tidak, dan melakukan mapping index terlebih dahulu dengan cara sebagai berikut:
   1. Klik Administrasi
   2. Klik Mapping Import Dokumen
   3. Cari pada bagian index Purchase Order
   4. Mengisikan Baris Mulai, baris mulai diisikan dengan baris dari data Purchase Oder tersebut ( Ex: baris 1 adalah baris untuk kolom dan data nya berada di baris setelah kolom tersebut, maka Baris Mulai bisa diisikan dengan 2)
   5. Pada Index No diisikan dengan Index kolom dari template yang akan diunggah oleh user
   6. Pada bagian Key dapat diceklist apabila kolom tersebut adalah unik, dan seluruh datanya tidak akan sama
8. Apabila user ingin mengunggah data dengan tujuan adalah melakukan update data, maka pada bagian Update Data dapat memilih Ya, namun apabila bertujuan untuk menambhakan data baru, maka user bisa memilih Tidak
9. Apabila kode barang belum ada di data master, maka secara otomatis akan dibuat pada Master Barang

Shipment ​

Apabila Vendor telah memenuhi Purchase Order yang telah anda minta, dan sudah membuat dokumen Shipment, maka nomor dokumen tersebut akan muncul di menu Shipment

1. Setelah Vendor menyelesaikan pembuatan dokumen Shipment, maka Status dokumen tersebut akan berubah menjadi Ready
2. Setelah status sudah Ready, user dapat memilih dokumen nya dan menekan tombol Convert To PIB untuk secara otomatis membuatkan dokumen PIB nya
3. Setelah itu user dapat melengkapi dokumen PIB nya