Dokumen Internal ​

Dokumen Purchase Order ​

Manual ​

1. Klik tombol Tambah Baru
2. Melengkapi data – data yang harus diisi, data yang wajib diisi memiliki tanda *
3. Setelah melengkapi data, user dapat menekan tombol Simpan
4. Mengisikan Item yang ingin dipesan bisa menggunakan dua cara yaitu:

a. Template ​

• User dapat menekan tombol Template
• Melengkapi data TemplatePurchaseOrderDetail.csv
• Setelah itu bisa diimport menggunakan tombol Import

b. Manual ​

• User dapat menekan tombol Tambah

5. Pada Supplier Code diisikan dengan kode vendor yang dituju
6. Setelah mengisikan item, user dapat menekan tombol Submit
7. Setelah dokumen sudah selesai maka status dokumen Purchase Order tersebut akan menjadi Disetujui, dan Purchase Order tersebut secara otomatis akan muncul pada menu Purchase Order vendor dengan status New
8. Berikutnya user tinggal menunggu hingga Purchase Order tersebut sudah dipenuhi oleh vendor dengan melakukan pengecekan pada menu Shipment

Import File ​

1. Klik Administrasi
2. Klik Impor Data
3. Klik Tambah Baru
4. Pilih Purchase Order
5. Pilih file yang ingin diunggah, apabila ingin menggunakan template Klearance One Portal, user dapat menekan tombol Unduh Template, namun apabila ingin menggunakan template sendiri, maka user tidak perlu unduh template
6. Lampirkan file yang ingin diunggah
7. Apabila file yang diunggah menggunakan template Klearance One Portal, maka pada Default Index user dapat memilih Ya, namun apabila user menggunakan template sendiri, maka user perlu memilih Tidak, dan melakukan mapping index terlebih dahulu dengan cara sebagai berikut:
8. Klik Administrasi
9. Klik Mapping Import Dokumen
10. Cari pada bagian index Purchase Order
11. Mengisikan Baris Mulai, baris mulai diisikan dengan baris dari data PO tersebut ( Ex: baris 1 adalah baris untuk kolom dan data nya berada di baris setelah kolom tersebut, maka Baris Mulai bisa diisikan dengan 2)
12. Pada Index No diisikan dengan Index kolom dari template yang akan diunggah oleh user
13. Pada bagian Key dapat diceklist apabila kolom tersebut adalah unik, dan seluruh datanya tidak akan sama
14. Apabila user ingin mengunggah data dengan tujuan adalah melakukan update data, maka pada bagian Update Data dapat memilih Ya, namun apabila bertujuan untuk menambahkan data baru, maka user bisa memilih Tidak
15. Apabila kode barang belum ada di data master, maka secara otomatis akan dibuat pada Master Barang

Upload KB CDMS ​

User dapat melakukan import data Purchase Order yang sudah dibuat pada KB CDMS, sehingga pada Klearance One Portal, user tidak perlu lagi membuat Purchase Order yang sama dengan cara menyambungkan koneksi antara CDMS KB dengan Klearance One Portal, untuk menyambungkan koneksi tersebut, user dapat menuju klik disini

Dokumen Shipment ​

Apabila Vendor telah memenuhi Purchase Order yang telah anda minta, dan sudah membuat dokumen Shipment, maka nomor dokumen tersebut akan muncul di menu Shipment

1. Setelah Vendor menyelesaikan pembuatan dokumen Shipment, maka Status dokumen tersebut akan berubah menjadi Ready
2. Setelah status sudah Ready, apabila vendor nya adalah vendor luar negeri, maka tombol yang muncul adalah Convert Into BC 2.3, namun apabila vendor nya adalah vendor dalam negeri maka tombol yang muncul adalah Convert Into BC 4.0, tekan tombol Convert Into BC untuk secara otomatis membuatkan dokumen BC nya
3. Setelah itu user dapat melengkapi dokumen BC nya